(P1) Kinh nghiệm, kế hoạch tổ chức giải đấu Liên Minh Huyền Thoại 2021

Tổ chức giải đấu Liên Minh Huyền Thoại cần chuẩn bị những gì? Chi phí tổ chức và cơ cấu giải thưởng ra sao? Làm thế nào để tổ chức giải đấu thành công? Bạn đang chuẩn bị tổ chức giải đấu và lo lắng các vấn đề trên, hãy tham khảo bài viết dưới đây của Minh An để có câu trả lời ngay nhé!

Để giải đấu thành công, bạn cần lên kế hoạch chuẩn bị thật tốt. Tuỳ vào quy mô, khu vực tổ chức, game thi đấu, cơ cấu giải thưởng mà kế hoạch sẽ linh động thay đổi.

Mô hình tổ chức giải đấu LMHT nói riêng, cũng như các giải đấu Esport nói chung thường sẽ được chia làm 4 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Chuẩn bị
• Giai đoạn 2: Các hoạt động tiến hành chuẩn bị giải đấu
• Giai đoạn 3: Triển khai
• Giai đoạn 4: Tổng kết – Cảm ơn

Cụ thể như sau:

1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị

1.1. Mục đích, lý do tổ chức giải đấu

• Nhân dịp khai khai trương, dịp sinh nhật, kỷ niệm sự kiện, mùa nào đó…
• Tăng uy tín thương hiệu để công việc kinh doanh thuận lợi, thu được nhiều lợi nhuận hơn
• Tạo sân chơi thi đấu lành mạnh, phục vụ đời sống tinh thần cho cộng đồng game thủ.
• Tăng lượng khách hàng trung thành và khách hàng tiềm năng
• Xây dựng cộng đồng game thủ
• Nâng cao tinh thần chuyên nghiệp cho các game thủ

…..

1.2. Xác định đối tượng tham gia giải đấu

• Game thủ chuyên nghiệp hay nghiệp dư?
• Ước tính số lượng các đội tham dự để có thể lên hình thức, thể lệ thi đấu cho phù hợp. Đấu bảng hay vòng tròn tính điểm… Nên chọn số lượng các đội chẵn như 8,10,12,16 để dễ chia bảng.

1.3. Quy mô của giải đấu

• Căn cứ vào số lượng máy, quy mô, kinh phí tổ chức, cơ cấu giải thưởng và quà tặng… để xác định quy mô của giải. Ví dụ: 1 team 5 người > 16 đội > 80 người. Như vậy phòng máy phải đảm bảo số lượng ít nhất là 100 máy, để phục vụ đội chơi và khán giả. Có thể chia bảng đấu theo ngày, từ 1-2 ngày.

• Cơ cấu BTC giải, nhân sự tham gia (truyền thông, hậu cần, setup phòng máy, tiếp đón các đội, khán giả; giám sát trận đấu…)

1.4. Thời gian tổ chức

• Giải sẽ được diễn ra trong thời gian bao lâu? Khung giờ thích hợp để tổ chức giải này? Nên cân đối thời gian tổ chức giải để phù hợp với đối tượng bạn hướng đến.

Ví dụ: Giải đấu LMHT thường sẽ được tổ chức 1-2 ngày. Tuỳ vào số lượng máy và các đội tham dự. Thông thường các Cyber Game lớn, nhiều máy sẽ diễn ra 1 ngày. Để giải đấu diễn ra tập trung, đông đảo, thuận tiện cho các đội tham dự và khán giả đến xem. Với các Cyber Game quy mô nhỏ thời gian có thể là 2 ngày.

• Nên tổ chức vào cuối tuần thứ 7 hoặc chủ nhật.
• Tổ chức giải đấu hàng tháng/quý… tuỳ thực tế kinh doanh của từng khu vực.

1.5. Địa điểm tổ chức giải

Tại chính quán game của bạn.

1.6. Kinh phí tổ chức giải đấu

• Giải thưởng: Tiền mặt, cờ lưu niệm, Cup lưu niệm (nếu có), quà tặng (thiết bị game, áo đấu, thẻ game…) và quà tặng khán giả như chơi Give Away (nếu có)
• Phí mỗi thành viên
• Chi phí nhân sự tổ chức (thuê thêm nhân viên, KOL, Cater…)
• Chi phí trang trí (băng rôn, biển hiệu, banner, standee, trang phục…)
• Chi phí truyền thông (Fanpage, chạy quảng cáo, setup hệ thống, đưa tin về giải đấu, liên lạc với các đội, nhà tài trợ, quay phim, chụp ảnh…)
• Chi phí về đồ ăn, nước uống cho các đội, khách mời, khán giả… trong quá trình diễn ra giải đấu…)

Tuỳ vào thực tế quy mô tổ chức của từng quán mà mức chi phí cũng khác nhau. Trung bình một giải đấu LMHT sẽ mất khoảng 10-20 triệu.

1.7. Truyền thông

• Đăng trên Fanpgae thăm dò ý kiến kế hoạch tổ chức giải đấu
• Kêu gọi sự ủng hộ của game thủ đăng ký tham dự
• Thông báo trực tiếp giải đấu tại phòng game
• Thiết kế Banner thông báo giải đấu

1.8. Chuẩn bị các tài liệu

• Luật và thể thức thi đấu
• Danh sách các đội và nhân sự chi tiết

2. Giai đoạn 2: Các hoạt động triển khai chuẩn bị tổ chức giải đấu

2.1. Thông báo kế hoạch tổ chức giải đấu trên Fanpage

• Tên giải đấu, địa điểm, thời gian, lệ phí, link đăng ký thi đấu…
• Liên tục theo dõi và cập nhật danh sách các đội đăng ký tham dự
• Gửi thư mời tham dự giải kèm link đăng ký, lệ tham dự và điều lệ giải.
• Giới hạn thời gian đăng ký thi đấu và chốt danh sách.
• Công bố danh sách bảng thi đấu chính thức

2.2. Mời tài trợ

• Các giải đấu quy mô nhỏ, nhà tài trợ, đồng tổ chức chính là đơn vị lắp đặt phòng net cho bạn. Do vậy, hãy tìm một đối tác chuyên nghiệp, luôn hỗ trợ, đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình kinh doanh.
• Các giải đấu lớn sẽ cần lên kế hoạch mời tài trợ, đồng hành

2.3. Setup hệ thống, kiểm tra kỹ thuật hệ thống phòng máy

• Kiểm tra hệ thống linh kiện phòng máy: cấu hình, chuột, bàn phím, tai nghe, update phiên bản mới nhất của tựa game thi đấu…
• Hệ thống phòng máy: Sạch sẽ, thoáng mát, đủ sức chứa các đội tham dự và khán giả đến xem, cổ vũ.
• Đường truyền mạng hoạt động ổn định (thi đấu, livestream…)
• Hệ thống điện, nước

2.4. Hoàn tất các tài liệu truyền thông trước giải đấu

Vấn đề này thường các chủ phòng game sẽ liên hệ với đơn vị tài trợ, đồng hành, lắp đặt phòng net nhờ đội ngũ thiết kế tư vấn, lên chương trình sẵn như:

• Banner quảng cáo Fanpage
• Backdrop checkin (logo của nhà tài trợ; BTC) và giải đấu (chứa nội dung thông tin giải đấu)
• Băng rôn, bảng trao giải, Standee, bảng thi đấu…
• Trang trí

2.5. Nhân sự giải đấu

• BTC phải am hiểu về game, nắm rõ luật, kết quả thi đấu. Có vai trò và trách nhiệm của mình như điều hành giải đấu, xử lý khiếu nại, đưa ra các quyết định nhanh chóng trong quá trình giải đấu diễn ra;
• Phân chia công việc phụ trách từng nhân viên cụ thể
• Trọng tài giám sát trận đấu

2.6. Hoàn tất công tác hậu cần

• Chuẩn bị đồ ăn, nước uống đầy đủ
• Quà tặng (áo đấu, các thiết bị, trang phục thể thao, thiết bị máy tính…)

2.7. Chốt danh sách thi đấu

• Công bố các đội tham dự chính thức
• Thông báo công khai lại lịch thi đấu (thời gian, địa điểm) cho các team tham dự
• Xác nhận lại của từng đội sẽ tham dự giải đấu.

Xem thêm: Thể thức thi đấu Giải đấu LOL 5vs5 mới nhất

Lưu ý: Thời gian từ lúc công bố giải đấu và cho đến khi giải đấu chính thức diễn ra thường là 10-15 ngày. Bạn cần cập nhật thông tin sớm để các đội được biết đăng ký tham dự. Tránh sát thời gian thi đấu, các đội không kịp chuẩn bị, như vậy sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của giải.

3. Giai đoạn 3: Triển khai

3.1. Các đội checkin và bốc thăm chia bảng

• Các đội đến đúng lịch checkin
• Các đội trưởng tập hợp đủ thành viên của đội mình sau đó thông báo tại với BTC xác nhận team đã đến địa điểm thi đấu.
• Các đội trưởng cùng với BTC bốc thăm chia bảng (theo quy định đã được thông báo)

Ví dụ: 18 team chia thành 4 bảng – 2 bảng 5 đội và 2 bảng 4 đội

• BTC phổ biến lại luật thi đấu, quy định của giải đấu
• Các team nhận vị trí thi đấu.

3.2. Phân chia khu vực đội

• Sắp xếp các đội so le, tránh nhìn thấy kết quả thi đấu giữa các team
• Phân chia đội: Theo dãy máy đánh số thứ tự; hoặc theo khu vực phòng máy

3.2. Giải đấu diễn ra

Thường được chia thành 4 vòng:

• Thi đấu vòng bảng dưới sự giám sát của trọng tài
• Các team vượt qua vòng bảng sẽ thi đấu vòng Tứ Kết
• Thi đấu bán kết
• Thi đấu chung kết

Lưu ý:

• Liên tục cập nhật kết quả từng vòng đến người xem cũng như rên Fanpage để tăng tính hấp dẫn, sức nóng của giải đấu. Luôn có trọng tài giám sát các trận đấu để đảm bảo tính công bằng.
• Sau mỗi vòng đấu, ghi lại chính xác kết quả số điểm và thời gian thi đấu của từng team
• Thông báo kết quả thi đấu
• Vòng bán kết, chung kết bốc thăm thi đấu

3.3. Trao giải cho các team thắng cuộc

4. Giai đoạn 4: Tổng kết – Gửi lời Cảm ơn

Sau khi tổ chức giải đấu, BTC sẽ tổng kết lại:

• Các team thắng cuộc (tên các đội, thứ hạng, giải thưởng và phần quà)
• Gửi lời cảm ơn tới tất cả mọi người: các đội tham dự, khán giả và nhà tài trợ, đồng hành
• Post ảnh trao giải
• Lời hứa về một giải đấu sắp tới với các game thủ.

Tiếp theo, cụ thể về mô hình tổ chức giải đấu LMHT và kinh nghiệm tổ chức giải đấu hiệu quả bạn đọc tiếp phần 2 tại đây